不可不知的E-mail禮節

身為現代職場人，每天E-mail來來去去往返，已經是不可避免的趨勢了！E-mail不僅是工作與人際溝通的重要工具，更可用來當作提醒別人、約定開會時間，甚至自己留書信紀錄存檔的「秘密武器」。

E-mail成為我工作中不可缺少的必要工具，是多年前，教主仍在外商公司擔任公關經理開始，不過，也因為當時不熟悉一些公司內部E-mail規則，而出了件糗事。

記得我當時剛到新工作走馬上任時，為了盡可能讓各部門的人瞭解公關部門的運作，以及記者對品牌的意見與指教，我決定盡可能透過E-mail，將我的工作內容與其他部門同事分享。

原本，我的作法是一一選取收件者同事的E-mail Address，將信轉寄給大家，但這樣做其實有點費時。某一天，我在公司內部內建公用通訊錄中，發現一個名叫「Group」的群組，我心想：「這應該是同事們的電郵地址吧？」。於是，就將某一封信轉寄給「Group」中所有人 ……。

大約半天後，一封總裁的回信寄到我信箱，他委婉的告訴我，關於地區性的非緊急事務，無需寄給所有的人，更無需寄到他的信箱 ……天哪！我這才發現自己犯了個E-mail大錯，也是E-mail的該有的應對進退及分寸！

因為這個事件，讓我開始對E-mail規則、E-mail禮貌相當注重，以免類似的糗事再發生。現在的教主，雖不敢妄稱自己是E-mail大師，但好歹也是個功力不差的E-mail達人了！

還有，很多人愛用「全部回覆」這功能，透過E-mail進行辦公室意見調查。結果我們就常看到：

To：辦公室全體同仁

主旨：請問本週末的聚餐到×××舉辦好嗎？

然後，辦公室相關人等只要一回信，就按個「全部回覆」鍵，搞到每個人信箱裡都有好幾十封同主題的回覆信件，而內容從具體的意見，到只是敷衍的回覆個「好」、「OK」，也會一一寄到每個人的信箱，讓人連收信刪信都很煩！浪費辦公室的工作效率。

另外，教主也注意到不少人寄同一封E-mail給很多人時，都會直接用「副本」功能，而不是用「密件副本」！這樣的問題是什麼呢，就是會讓每個收到信的人，一目瞭然看見你將這封信寄給了其他哪些人，同時知道別人的E-mail Address，在商業職場中，也算是將資料外洩，要特別注意和留心。

我有個朋友M就曾經因為這樣的事情，而對另一個朋友「心生芥蒂」。因為M認為，E-mail Address也是個人祕密資料之一（雖然現在真的很難有什麼個人資料徹底保密這種事），寄信的朋友沒有用「密件副本」，以避免所有人的E-mail Address被攤在陽光下，這就是不貼心、不用心的表現。

或許這件事並沒那麼嚴重，但寄E-mail前一個小小動作，就能讓人感覺到你的謹慎，以免單純的E-mail竟成為你職場失利的原因。

還有許多人喜歡自行設計E-mail簽名檔，但是卻忘了把自己的手機號碼附上去，這點，也是運用E-mail的小瑕疵！因為愈來愈多人沒有隨手抄寫電話號碼的習慣，臨時要找個人（比方說客戶想找久未聯絡的廠商），開對方寄來的E-mail找對方聯絡電話是常有的事。此時，若因自己一時疏忽，而忘記在簽名檔中註明最好找到你的電話，那麼，不是讓千辛萬苦飛到對方手上的E-mail「功能大減」了嗎？小心、聰明的用E-mail，它將是你最得力的安靜好幫手。

摘錄 “超強Social力 職場公關黃金法則”

作者 于長君